İmha Politikası

Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

Doküman No: KVKK-POL-002
Yayın Tarihi: 16.07.2024
Revizyon No: 00
Revizyon Tarihi: -

1. AMAÇ VE KAPSAM

1.1. Amaç
İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Pembe Panjur Anaokulu (“Kurum”) tarafından veri sorumlusu sıfatıyla işlenen kişisel verilerin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili diğer mevzuat uyarınca saklanmasına ve imhasına ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

1.2. Kapsam
Bu Politika; öğrencilerimiz, veli/vasileri, çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, stajyerlerimiz, ziyaretçilerimiz ve hizmet aldığımız tedarikçi firmaların yetkili ve çalışanları gibi kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişilere ait, Kurumumuz tarafından tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verileri kapsar.

2. TANIMLAR

KVKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan Pembe Panjur Anaokulu.
İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen öğrenci, veli/vasi, çalışan gibi gerçek kişiler.
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
Silme: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.
Yok Etme: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.
Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Periyodik İmha: KVKK’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda, işbu Politikada belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

3. VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER

3.1. Saklamayı Gerektiren Sebepler
Kurumumuz tarafından toplanan kişisel veriler, aşağıdaki amaçlar ve hukuki sebepler doğrultusunda ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanır:

3.2. İmhayı Gerektiren Sebepler
Aşağıdaki durumlarda kişisel veriler, Kurumumuz tarafından resen veya İlgili Kişinin talebi üzerine imha edilir:

4. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Kurumumuz, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan ve ilgili yasal mevzuatta öngörülen azami süreler kadar muhafaza etmektedir. Bu sürelerin sona ermesini takiben veriler, ilk periyodik imha sürecinde imha edilir.

Veri Kategorisi	Saklama Süresi	İmha Süresi
Öğrenci Kişisel ve Sağlık Verileri	Öğrencinin kurum ile ilişiği kesildikten sonra ilgili MEB mevzuatında belirtilen süre kadar ve olası hukuki uyuşmazlıklar için Türk Borçlar Kanunu’ndaki genel zamanaşımı süresi olan 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha döneminde
Veli/Vasi Kişisel ve Finansal Verileri	Hukuki ilişkinin sona ermesini takiben 10 yıl (Türk Borçlar Kanunu)	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha döneminde
Çalışanlara Ait Kişisel Veriler	İş sözleşmesinin sona ermesinden itibaren 10 yıl (İş Kanunu, SGK Mevzuatı)	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha döneminde
Çalışan Adayı Verileri (CV vb.)	Başvuru tarihinden itibaren 1 yıl veya adayın rızası ile daha uzun süre	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha döneminde
Kamera Kayıtları	Kayıt tarihinden itibaren azami 30 gün	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha döneminde
Ziyaretçi Kayıtları	Kayıt tarihinden itibaren 2 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha döneminde
Çerezler ve Log Kayıtları	İlgili yasal mevzuatta (örn: 5651 sayılı Kanun) belirtilen süre kadar (Genellikle 2 yıl)	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha döneminde

5. PERİYODİK İMHA

Kurumumuz, saklama süresi dolan kişisel verileri tespit etmek amacıyla her 6 (altı) ayda bir periyodik denetim yapar. Bu denetim sonucunda saklama süresi sona erdiği tespit edilen kişisel veriler, işbu Politikada belirtilen yöntemlerle imha edilir. İlk periyodik imha, bu Politikanın yürürlüğe girmesini takip eden 6 ay içinde gerçekleştirilir.

6. KULLANILAN İMHA YÖNTEMLERİ

6.1. Fiziksel Ortamdaki Verilerin İmhası

6.2. Dijital Ortamdaki Verilerin İmhası

7. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kurumumuz, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve erişilmesinin önlenmesi ile verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için KVKK Madde 12 uyarınca gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Bu tedbirler arasında;

8. POLİTİKANIN GÜNCELLENMESİ VE YÜRÜRLÜK

İşbu Politika, Kurumun internet sitesinde (info@anaokuloncesi.com adresi üzerinden talep edilebilir) yayımlanarak kamuoyuna duyurulur. Politika, yasal düzenlemeler veya kurumsal ihtiyaçlar doğrultusunda en az yılda bir kez gözden geçirilir ve gerekli güncellemeler yapılır.

Bu Politika, yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

Kurum Yetkilisi

Adı Soyadı: Rumeysa Eren
Unvanı: Kurucu